Seguramente habrás oído hablar de ellas, pero todavía no tienes muy claro qué son las notas de prensa y cómo pueden beneficiarte en caso de utilizarlas. Y es que este elemento de la comunicación corporativa es uno de los más utilizados por los profesionales. Sin duda, podríamos decir que es una de esas herramientas imprescindibles para lograr los objetivos fijados por una compañía en este área.
Así que en este artículo voy a tratar de explicarte qué son, y no solo eso, si no como puedes redactar tu nota de prensa para que pueda ser publicada en los medios de comunicación. Cuando termines este artículo, seguro que querrás utilizar este elemento dentro de tu estrategia de comunicación. ¿Estás preparado?
Tabla de contenidos
Qué es una nota de prensa
Una nota de prensa es un documento, generalmente breve, en el que damos a conocer algún tipo de novedad o información relevante sobre nuestra compañía a los medios de comunicación. Esta redacción es enviada a los periodistas para que estos puedan transmitirla en sus periódicos, radios, revistas, televisiones, etc.
Supongamos que tienes una compañía de calzado deportivo, y que has diseñado un nuevo producto que es muy novedoso por la tecnología que usa. ¿No sería estupendo que esa novedad se diera a conocer en los medios de comunicación y atraer a posibles cliente o aumentar tu notoriedad de marca? Pues sin una nota de prensa, esto seguramente sería imposible… salvo que pagaras por publicidad en dichos medios de comunicación.
Las notas de prensa sirven para que los medios de comunicación den a conocer tu información o novedad. Eso sí, debe de ser noticiable, o lo que es lo mismo, debes de generar un contenido atractivo para los periodistas o redactores que se encargarán de hacerse eco de tu documento. Si este no tiene potencial suficiente para ser una noticia, difícilmente lo publicarán y el trabajo realizado será en balde.
De qué sirve hacer notas de prensa
El objetivo claro de una nota de prensa es que los medios de comunicación o prescriptores se hagan eco de esa novedad o noticia de tu compañía. Esto ayuda a que esa información se de a conocer entre tu público objetivo sin necesidad de realizar un gasto publicitario. Sin embargo, los beneficios de las notas de prensa no son, exclusivamente, vender más productos o que te contraten más servicios en tu empresa.
Es decir, no hacemos una nota de prensa como si se tratara de una campaña publicitaria. Para eso hay otras herramientas y métodos muy eficaces y con las que podemos controlar mejor la inversión que realizamos en ese proceso. Muchos de los beneficios que nos aportan las notas de prensa son intangibles.
La nota de prensa es un documento breve para dar a conocer novedades o información relevante de tu proyecto a los medios de comunicación, obteniendo principalmente beneficios para tus activos intangibles.
Estos activos intangibles están muy ligados a las estrategias de comunicación o marketing de cualquier compañía que se precie. Existen muchos tipos de intangibles dentro de una compañía, como puede ser su notoriedad, la presencia de marca, capital humano, reputación, etc. Y las notas de prensa pueden ayudar a desarrollar esta serie de activos además de potenciar el área comercial o de ventas.
En un entorno de consumo en el que los consumidores son cada vez más considerados con sus elecciones de compra, contar con una marca con reputación por ejemplo, puede ayudar a decantar la balanza a nuestro favor. Y no solo eso, esa fortaleza puede ayudar en el futuro ante cualquier crisis reputacional que pudiera surgir.
Tipos de nota de prensa
Ahora que tenemos un poco más claro qué es una nota de prensa, vamos a pasar a ver los diferentes tipos que nos podríamos encontrar. Sí, hay diversos tipos y cada uno cumple una función específica que es importante conocer de cara a la consecución de nuestros objetivos. Si bien hay que tener claro que esta distinción no es tanto en la forma como en el contenido, pues la estructura narrativa de la nota de prensa no varía (y si lo hace es insignificante esta variación como para hablar de tipos de nota de prensa por esta causa).
Para hacer esta distinción entre las distintas notas de prensa, vamos a tratar de huir de los conceptos que habitualmente se tienen de ellas, entremezclando el contenido con el objetivo de comunicación de dicho texto. Por vamos a clasificarlas por su finalidad
- Notas de prensa informativa: Esta es, probablemente, uno de los tipos más asiduos entre las compañías. Su finalidad es trasladar una información relevante o novedosa relacionada con la empresa u organización. En este caso, su finalidad informativa puede variar entre dos tipos de contenido: el estratégico y estructural.
- Estratégica: Son aquellas notas que tratan de trabajar en favor de alguna de las líneas estratégicas dentro de la corporación. En este caso podemos agrupar aquí los documentos que hablan sobre un producto o servicio que se quiere dar a conocer o que presenta algún tipo de novedad susceptible de interés general. Dentro de las de carácter informativo, esta es la más usual.
- Estructural: Aquí nos referimos a aquellas que hablan sobre la estructura propia de la organización. Se podría incluir aquellas relacionadas con el ascenso de algún cargo, la adquisición de alguna compañía, un nuevo fichaje para la empresa, etc.
- Notas de prensa de convocatoria: Estas se dirigen a los medios de comunicación, u otros agentes de interés, para convocarles a un evento, una rueda de prensa, una charla, conferencia, seminario, etc. Suelen ser muy comunes en instituciones académicas o relacionadas con la investigación. Hay que decir que este tipo de nota de prensa por si misma no da, generalmente, toda la información necesaria para suscitar el interés en los periodistas (recordemos que las notas de prensa suelen ser breves). Por ello, en el acto al que se les haya comentado se les debería dar un dossier o documento que complemente la información que tienen hasta el momento los asistentes.
- Notas de prensa reputacional: Si bien no es muy común redactar este tipo de documento, hay que decir que es uno de los más importantes para una empresa en un momento delicado. Las notas de prensa reputacionales suelen enfocarse a proteger el valor de la compañía (incluido el intangible). Muy común para hacer desmentidos o informar sobre algún hecho que pueda ser parte de una crisis para la compañía. Por ejemplo, imagina que tiene una empresa ganadera y por las redes sociales circula un vídeo falso que muestra como maltratas a tus animales, entonces una nota de prensa reputacional será idónea para tratar de desmentir esta información (además de algún tipo de estrategia que te pueda ayudar o las acciones legales oportunas.
Hay que aclarar que encontrarás mucha información de este tema en Internet, y que prácticamente nadie los tiene catalogados de esta forma. Sin embargo, creo que esta es la clasificación idónea de los tipos de nota de prensa que puede realizar una compañía en función de su finalidad. De hacerlo de otra forma, podríamos estar mezclando su finalidad con el contenido u otros aspectos, generando por lo tanto mucha confusión.
Cómo redactar una nota de prensa noticiable
Ahora llegamos a lo más importante de este artículo, y es cómo conseguir que tu nota de prensa salga en los medios de comunicación o que diferentes prescriptores se hagan eco de ella. Hay que decir que no existe fórmulas mágicas para que tu nota de prensa sea siempre noticia, puede depende mucho del tema que estés tratando y el interés que pueda general. Sin embargo, sí que existe un tipo de estructura que te puede ayudar a suscitar interés y a captar la atención del lector.
Para ello nos debemos de valer de algunas técnicas periodísticas muy empleadas a lo largo de los años, y que tratan de jerarquizar la información que se ofrece. Para ello se hace uso de la estructura de pirámide invertida. Esta trata de ofrecer al principio del texto la información más importante de la comunicación. A medida que la redacción avanza, la información que se ofrece es menor relevante, aunque complementaria a lo que se diga anteriormente.
Estructura formal de la nota de prensa
Ya sabemos una parte básica de las notas de prensa, que es valernos de la pirámide invertida para jerarquizar la información y suscitar el interés informativo. Sin embargo, hay un formalismo que se trabaja en este tipo de documentos que debes conocer para poder redactar tu propia nota de prensa sin dificultades. Para ello nos vamos a valer de la estructura formal más empleada a la hora de redactar este tipo de documentos:
- Encabezado: Es lo primero que se va a ver de tu documento, y pretende responder a las preguntas de quiénes somos. Para ello se suele colocar en una esquina el logo de la compañía u organización, además de identificar que este documento se trata de una nota de prensa. También se podría incluir una imagen, pero depende mucho del contenido o si prefieres enviar independientemente las imágenes.
- Titulación: En esta parte nos encantaremos el antetítulo, el titular y los subtítulos. El único que no puede faltar de ninguna de las maneras es el titular, en el que destacarás lo más importante de la información que estas dando y que sintetice en una frase breve el contenido del documento.
- Lead o entradilla: La entradilla es el primer párrafo de la nota de prensa, y que va justo después de la titulación. Esta parte se utiliza para trasladar la información más importante de la nota de prensa en una breves líneas al inicio del documento. Con esto se trata de captar la atención del periodista y suscitar su interés para que valore publicar la nota de prensa. A muchos periodistas les basta solo con leer el lead para saber si van a publicar esta información o no.
- Cuerpo: Aquí está la mayor el contenido de la nota de prensa, y va inmediatamente después de la entradilla. La información que se aporta viene organizada por la estructura de pirámide invertida, diciendo lo más relevante al principio y lo menos importante al final del cuerpo. Es muy común utilizar las 5 W’s (Qué, Quién, Cómo, Cuando y Por qué) para tratar de dar un documento completo con todo lo que el periodista pueda necesitar. Recuerda que en la entradilla debe ir lo más importante, por lo que esta información es complementaria o secundaria, nunca te repitas.
- Boiler plate o puntilla: Este elemento no es incluido en algunas ocasiones, y sin embargo es muy importante para aportar un extra al periodista que este pueda valorar e incluso agradecer. Es posible que el periodista no sepa mucho de tu empresa u organización, por lo que se utiliza este pequeño espacio (después del cuerpo) para dar información general sobre tu empresa: A qué se dedica, que tipo de productos hacen, desde hace cuánto tiempo existís, etc.
- Datos de contacto: Este es el final de tu nota de prensa, y en el que debes de dejar toda la información posible para que el periodista pueda contactar contigo en caso de que quiera ampliar la información. En ocasiones puede que quieran profundizar más en la noticia para ampliar el reportaje o noticia (lo cual sería un éxito). Debes dejar tu nombre, el cargo que ostentas, un número de teléfono, un correo electrónica y la página web.
A quién enviar el documento
Esta parte es, obviamente, la más clara de este artículo. Las notas de prensa se mandan a los medios de comunicación, e incluso a otro tipo de prescriptores que cuenten con canales de información que puedan interesarte. Pero en este punto tienes que tener muy claro a qué medios y prescriptores se lo mandas. De nada te sirve mandar una nota de prensa relacionada con el mundo del motor a medios de comunicación especializados en videojuegos.
Es importante que, a la par que se redacta la nota de prensa, hagamos un análisis de los medios de comunicación y prescriptores que nos interesarían. Para ellos tenemos que tener en cuenta si nuestro público objetivo se nutre de información a través de esos medios a través de una serie de baremos: país, tráfico del medio (en caso de ser digital), alcance, relevancia, idioma, sector, etc. Teniendo esto claro, sabremos cómo mandarle la nota de prensa y quién nos conviene hacerle llegar dicho documento.
Cómo enviar el documento
Para poder hacerle llegar esta información, debes de conocer sus datos de contacto. Los medios online suelen incluir algún tipo de información de contacto sobre el propio medio o sus redactores, o en caso de que no dispongan de esa información puedes llamar por teléfono para tratar de conseguir el contacto. Una vez lo tengas, tan solo deberás de mandarle un correo electrónico con la nota de prensa.
Pero cuidado, no escribas la nota de prensa directamente en el correo. Lo habitual es generar un pdf en el que esté el contenido de la nota, y redactar un mail de presentación y un asunto atractivo para que el periodista quiera abrir el documento y así publicarlo. Al correo podrás adjuntar material gráfico (como imágenes) para que en caso de que se publique la información, esta cuente con un apoyo ilustrativo.
Otro camino es confiar en alguna agencia de distribución. Estas te cobran un precio por mandar tu nota de prensa a diferentes medios de comunicación, y no solo eso, si no que algunas te garantizan su publicación en función del precio que pagues. Es verdad que esto atenta un poco contra el espíritu de las notas de prensa, puesto que estás pagando por que se publique la información de tu empresa. Pero quería que conocieras esta información en caso de que fuera otro camino por el que te interesase optar.
Con toda esta información, ya deberías tener claro qué es una nota de prensa, cómo redactarla y los pasos para hacérsela llegar a los medios de comunicación. Si te ha servido de ayudar, no te olvides de compartir la información para que otros también se puedan beneficiar. Y en caso de que tengas alguna duda, eres libre de dejar un comentario para que te responda.
