MEJORES CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA

Los 13 mejores canales de comunicación interna corporativa

 

Si estás desarrollando un plan de comunicación para tu compañía, conocer los canales de comunicación interna de los que podrías disponer es indispensable. Gracias a ellos podemos determinar a qué stakeholders de la empresa u organización vamos a alcanzar y qué tipo de acciones podremos desarrollar con ellos.

Por eso en este artículo te voy a hablar de varios canales de comunicación interna que seguro ya disponías de ellos, y algunos que no habías incorporado pero que podrían serte de utilidad. Y ojo, si crees que esto es algo que una organización puede pasar por alto, te aseguro que tener todo esto controlado podrá ayudarte en gran medida a cumplir tus objetivos fijados en tu plan de comunicación interna.

¿Qué es un canal de comunicación?

Los canales de comunicación son las vías o soportes a través de las cuales podemos comunicar un mensaje. Aunque es bastante obvio, para ello debemos contar con un emisor del mensaje y un receptor, que en este caso que nos atañe sería el departamento de comunicación interna y los stakeholders a los que se dirija el mensaje (empleados, accionistas, proveedores, etc.).

UN CANAL DE COMUNICACIÓN INTERNA ES LA VÍA O SOPORTE A TRAVÉS DEL CUAL PUEDES COMUNICARTE CON LOS STAKEHOLDERS DE TU ORGANIZACIÓN.

 

Que exista un canal de comunicación es una parte imprescindible siempre que queramos llevar a cabo algún tipo de plan de comunicación o estrategia concreta. Sin ellos no dispondríamos de los medios para hacer llegar nuestro mensaje y tratar de cumplir con los objetivos que nos hemos fijado. Toda comunicación necesita de un canal a través del cual se transmita el mensaje, ya sea a través de un documento, de un cartel o una página web.

Si tienes claro de los medios de los que dispones, podrás escoger mejor que vía utilizar para que tu mensaje sea más efectivo y asimilable por parte del receptor. Por eso es muy importante que tengas claro las vías con las que cuentas y cuál de ellas podría funcionarte mejor en función de la acción que vayas a llevar a cabo. Incluso puede darse la circunstancia de que necesites incorporar nuevos canales de comunicación interna para poder desarrollar tu estrategia.

 

Tipos de canales de comunicación interna

Existen infinidad de canales de comunicación interna. Cada empresa acaba desarrollando su propio sistema a través del transmitir la información que requiere, y suele tener muy en cuenta a quién se dirige. En función de estos nos podremos encontrar con distintos tipos de canales de comunicación interna. Es más, en una única organización es raro encontrarte con una sola vía para dar a conocer o comunicar aquello que les interese, siendo lo más común encontrar varios tipos.

Todos estos tipos no te serán útiles, pues, como veremos más adelante, cada empresa tiene unas particularidades que hacen más efectivos algunos canales para cumplir sus objetivos. No es lo mismo una compañía de reparto a domicilia que una fábrica siderúrgica. Son muchos los factores que hay que contemplar, pero por ahora nos centraremos en qué tipo de canales de comunicación interna puedes disponer para tu estrategia.

Canales de Comunicación Interna

 

Intranet

Este es sin duda uno de los canales más utilizados por las grandes compañías. La Intranet es un espacio online que está cerrado exclusivamente para los stakeholders de la organización. En este lugar se pueden ofrecer noticias sobre la empresa, dar acceso a documentación importante, colgar información de utilidad, hablar de eventos, etc. Es el primero que mencionamos porque este canal puede aglutinar muchos otros (sí, parece un poco la película de origen). Para la realidad es que en él se pueden incorporar otros como el acceso para otros canales, la revista digital, el blog, el buzón de sugerencias, etc. Por lo tanto, no descartes el uso de este soporte, puesto te ayudará a con tu comunicación y otros objetivos de la comunicación interna como el sentimiento de pertenencia y la motivación laboral.

Emails

Este es otro de los más comunes, dado que es de una implantación sencilla y la mayoría de stakeholders están habituados a su utilización en el día a día. Su manejo es muy fácil, y no requiere de grandes conocimientos técnicos para poder emplearlo dentro de tu estrategia. Sin embargo, tienes que tener cuidado a la hora de usarlo. Cada vez más, la saturación de emails que reciben los trabajadores es mayor, por lo que usarlo con una alta frecuencia puede acabar siendo contraproducente, empeorando las tasas de apertura y por lo tanto haciendo que la comunicación no sea del todo efectiva. Las newsletters se valen de este canal para poder llegar a los empleados. Es importante restringir su uso horario al laboral, para que no se tenga la sensación de estar siempre conectado al trabajo (salvo que sea una emergencia, claro).

Eventos

Esta es una vía muy útil para fomentar las relaciones entre compañeros de trabajo. Dependiendo del tipo de evento que que vayas a realizar, te puede resultar más o menos caro. Sin embargo, es muy útil para mejorar o afianzar ese compañerismo y potenciar el trabajo en equipo entre compañeros y distintos departamentos.

RRSS Corporativas

Las redes sociales corporativas ya no son una novedad entre los canales de comunicación interna. Viendo la aplicación que se podría emplear de ellas, las grandes tecnológicas han desarrollado muchas aplicaciones como Workplace o Yammer. Si bien hay que controlar el uso que se realiza de ella, es muy útil para fomentar la dinámica de grupo y hacer interacciones o gamificaciones que ayuden a mejorar el sentimiento de pertenencia.

Chats

Los chats son una vía muy útil para desaturar las bandejas de mails. Qué engorro que cada vez que necesites pedir algo que se podría hacer con una sola frase, tengas que redactar un mail, ¿verdad? Pues los chats agilizan el trabajo, el traspaso de información y generan menos estrés que esas bandejas con 150 correos sin leer. Al igual que con las redes sociales, hay que tener cuidado con el uso que se pueda hacer del mismo, dado que el efecto podría ser contraproducente si no se indica correctamente la funcionalidad que persigue este canal.

Blog

Los blogs cumplen una función comunicativa importante. A través de ellos podemos dar a conocer mucha información sobre la compañía u organización que nos interese trasladar a los stakeholders. Incluso puede ayudar a acercar un poco más a los cargos directivos con los técnicas. También ayuda a trasladar información novedosa o relevante del sector en el que se desenvuelva la organización, y así ayudar a ampliar los conocimientos de los empleados sobre un tema concreto. Si tus empleados trabajan con un ordenador, la accesibilidad a este canal es más sencilla.

Revista

Este documento lo podríamos encontrar en formato físico o digital. De cualquier manera, es más común en grandes compañías, dado que los costes de producción son elevados (más todavía si es en formato impreso). Su utilidad viene determinada por su contenido, obviamente. Si no se utiliza para aportar valor a los que van a acceder a la revista, su utilidad es nula, y por lo tanto no es recomendable. Por ejemplo, podría ser muy útil para actualizar conocimientos del sector, formar e informar de las últimas novedades (internas y externas).

Televisión

Sin duda, este canal es casi exclusiva de grandes empresas que puedan hacer frente a los costes que conlleva. No implica colocar una televisión frente a cada puesto de trabajo o en cada sala. Se suele colocar en vías de tránsito o de espera, además de transmitirse online. Este canal puede ayudar a trasladar otros, como puede ser un evento corporativo. Además, sirve para dar información, aunque el feedback esperado no será grande.

Buzón de sugerencias

Este es uno de los canales de comunicación interna más interesante e imprescindible, al menos para mi gusto. La comunicación ha de producirse en ambas direcciones siempre, y más la corporativa. Si no sabes qué pueden esperar de ti tus stakeholders, qué les preocupe, qué problemas hay, etc., lo mejor es que habrás ya mismo un buzón de sugerencias. Estos no ayudarán a ver cuales son los puntos débiles de nuestra comunicación sobre los que hay que trabajar y los puntos a favor que debemos fortalecer y perpetuar. Tiene algunos inconvenientes, como la sensación de que no se escuchan las sugerencias que la compañía recibe por parte de los empleados. Por eso es importante, utilizando los otros canales, demostrar que sí se hace uso del feedback recibido y que se tratan de solucionar los problemas que puedan surgir. Por cierto, el anonimato es muy importante, puesto que si no su uso se verá reducido a la nada por el miedo a posibles represalias por expresarse, además de ser muy accesible.

Teléfono

Este seguramente sea un canal de comunicación interna bastante complicado de gestionar. El uso del teléfono móvil puede dar una sensación de control y de conexión constante con el trabajo, algo que puede dañar la imagen que los empleados o colaboradores tengan hacia la compañía. Por eso su uso debería ser limitado y puntual. Sin duda, hoy en día todo el mundo lleva el teléfono encima y lo utiliza habitualmente, pero aprovecharnos de esa circunstancia puede acabar siendo muy perjudicial y dar una sensación de fiscalización constante. Ahora bien, para aquellos puestos laborales en los que la movilidad es imprescindible para trabajar, el teléfono móvil será tu gran aliado.

Cartelería

En un mundo tan digitalizado parece que la cartelería ya está obsoleta y que no habría que tenerla en cuenta, pero eso no es cierto. Hay muchos trabajos en los que no se tiene acceso a ordenadores o dispositivos electrónicos corporativas en los que utilizar una Intranet, el email o un blog, como por ejemplo para los operarios de una fábrica. Si no tienen en cuenta este tipo de condiciones laborales, no se podrá llegar a este grupo, que en muchas ocasiones es vital para el correcto desarrollo de una empresa. Por eso el uso de cartelería es muy importante en determinados entornos. Ahora bien, asegúrate de ir renovando periódicamente esa cartelería, para que los receptores del mensaje sepan que es algo en lo que deberían fijarse y que leer.

Reuniones

Pensarás que hemos llegado a la parte aburrida, ¿verdad? Bueno, eso es una percepción asentado por el mal uso empleado de las reuniones. Estas no tienen por qué ser tediosos, como si fuera una lectura de un catedrático de universidad que no busca la comunicación si no asimilarse a un megáfono. Las reuniones tienen la ventaja del contacto social, produciéndose una comunicación personal y personalizada, que es muy importante para las dinámicas de trabajo. Estas deberían ser también puntuales o en momentos de necesidad, pues suele requerir de desplazamientos o agendar un tiempo de trabajo para poder asistir. Pero si es importante y va a generar un valor positivo, pueden ser muy útiles.

Tablón de anuncios

Pueden haber tablones de anuncios digitales o físicos, dependerá de la política de la organización y los medios de los que disponga. Este es un gran canal en el que hacer anuncios para los stakeholders de la compañía. Si periódicamente se van incluyendo nuevas comunicaciones, la gente sabrá que es algo sobre lo que tiene que estar pendiente para ir recibiendo nueva información. Si no se renueva periódicamente, corres el riesgo de que pase a ser un canal de comunicación interna fallido al que nadie le prestará atención.

 

Cómo elegir tu canal de comunicación

Y ahora es cuando llegamos a uno de los puntos críticos. ¿Debo usar todos estos canales de comunicación interna? ¿Cuál es el que mejor se adecúa a mi estrategia? ¿Influye en su eficacia cuál escojo? Pues la realidad es que… depende. En función de la estrategia que hayas diseñado y la idiosincrasia de tu organización, te será más recomendable usar unos u otros. Ahora bien, tienes que tener claro que por tener más canales no irá mejor la comunicación. Solo irá a mejor en caso de utilizar los correctos.

Lo primero que debes de saber es cuál es el público al que te diriges. Debes de conocer muy bien a todos tus stakeholders y encontrar qué canales les van mejor. Como ya dijimos antes, los operarios de una fábrica tendrán más difícil acceder a las plataformas digitales de las que disponga la compañía, por lo que es necesario trabajar otros canales offline para lograr tus objetivos. Quizás trabajas con gente cuya movilidad es muy alta, como puede ser un comercial, y en ese caso el teléfono puede ser un gran aliado. Eso sí, ten en cuenta además la inversión que hay que hacer para algunos de ellos. Mientras que la cartelería puede llegar a ser barata, una intranet no lo es tanto.

Cómo escoger canal de comunicación

 

Luego otra cosa que debes de tener en cuenta es el objetivo que te hayas fijado para tu estrategia. Los canales de comunicación interna deben de colaborar con un fin, por lo que es muy importante que esto lo tengas claro antes de comenzar. ¿Quieres simplemente informar de novedades? ¿Fomentar el trabajo de equipo? ¿Fortalecer la sensación de pertenencia con la compañía? En función de eso, estudia las diferentes opciones que te he dado y avalúa cuál te podría ayudar. Si por ejemplo lo que quieres es informa, obvia os chats o redes sociales corporativas. Si por el contrario lo que buscas es mejorar la interacción entre empleados, deja a un lado los carteles y dales esas herramientas como el chat.

 

Espero que te haya sido de ayuda este artículo. Como siempre, puedes dejarme en comentario con alguna duda o sugerencia que tengas y estaré encantado de responderte. Si te ha sido útil este contenido, compártelo para que más gente pueda acceder a él. Y si crees que podríamos añadir otro canal, deja un comentario y lo incluimos en la lista.

 

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