plan de comunicación interna

Plan de Comunicación Interna: una guía para aplicar en tu negocio

El plan de comunicación interna de una empresa es fundamental para su crecimiento. Muchas veces se ha repetido que el cliente es lo más importante, ¿pero qué ocurre con tus empleados? Los empleados son una parte indispensable de tu negocio. De ellos depende que tu producto o servicio tenga la calidad que deseas. Si no les das valor, ¿por qué iban ellos a dedicarse con esmero a su trabajo o a hablar bien de la empresa?

Por eso, en este artículo verás cómo crear un plan de comunicación interna para una empresa. Recorreremos paso a paso todos los elementos que debes tener en cuenta si quieres realizar una comunicación interna efectiva. Además verás los beneficios que aportará a tu estrategia.

Comunicación InternaQué es la Comunicación Interna

La comunicación interna es aquella comunicación que se dirige al público interno de una empresa con un fin estratégico. Sencillo, ¿verdad? Por supuesto hay muchos factores que condicionan que una empresa haga una comunicación interna efectiva, y los descubriremos a lo largo del artículo.

La comunicación interna de una organización permite a los empleados estar informados sobre aquello que es relevante para la empresa, fomenta el engagement con la marca o la cultura corporativa, y colabora a la mejora del rendimiento de los trabajadores, entre otras cosas. También puede permitir a una compañía conocer los problemas y exigencias de los empleados, y crear una estrategia efectiva con la que solucionarlos.

Sin colaboración entre departamentos, un plan de comunicación interna no puede llevarse a cabo. Debe existir un alineamiento.

En una empresa este tipo de comunicación es llevada por el departamento de comunicación o incluso por el de recursos humanos y relaciones institucionales. Y es que al hacer hincapié en el empleado, la comunicación interna recorre una fina línea entre departamentos. Su objetivo es la satisfacción de los trabajadores en diversos ámbitos y a que estén bien informados. La colaboración entre departamentos es indispensable a la hora de elaborar un plan de comunicación interna. Y eso es algo que todo aquel que haya trabajado en esto lo tiene claro.

El documento que recoge todo aquello que es esencial para este propósito es el plan de comunicación interna de una empresa. En este documento se encuentra todo lo que es indispensable para conseguir una comunicación interna efectiva en la empresa.

 

comunicación interna entre empleados

estrategiaPor qué es importante la comunicación en una empresa

Todavía hay que explicar por qué es importante la comunicación en un organización. Y es que la comunicación es parte del ser humano, pues es el elemento básico con el que entablamos relaciones con otros. Por eso, una buena estrategia de comunicación permite entablar un vínculo con el cliente potencial. Esto puede provocar que consuma tu producto o servicio. ¿Qué tipo de vínculo? Eso dependerá del objetivo que te hayas marcado.

Si hablamos de comunicación interna, debemos entender que no solo debemos preocuparnos del vínculo que creamos con el consumidor, pues no es nuestro único público. El público interno también existe, y puede ser determinante para tu negocio. La comunicación interna afecta directamente al vínculo de tu empleado con la compañía.

Si lo propios trabajadores de una empresa están descontentos con el trato que reciben de la misma, ¿crees que es un buen mensaje para el exterior? Cuidar los vínculos que unen a tu público interno con el negocio, y sus productos o servicios, es también un mensaje importante para tus clientes potenciales.

Para qué sirve la Comunicación Interna

Durante mucho tiempo, la comunicación interna ha sido dada de lado. Todavía hay empresas y negocios que no le dan la importancia que se merece. Los recursos de la empresa iban destinados, mayoritariamente, a la comunicación externa. Eso es algo a lo que muchas otras disciplinas se han tenido que enfrentar, como la propia comunicación externa, el marketing o las relaciones públicas.

Pero los beneficios que este tipo de comunicación puede aportar le ha abierto camino en los planes estratégicos de las compañías.

La dirección de la empresa debe de ser consciente de la importancia de contar con un plan de comunicación interna.

Ahora la comunicación interna es entendida como un elemento más de la cultura de una compañía. Y es que la importancia que ha adquirido la cultura corporativa en la comunicación de las compañías, ha contribuido a que ésta se potencia de una forma sin precedentes. El empleado es una parte estratégica y esencial en el negocio, y eso es algo que, ahora, la directiva entiende y ejecuta.

Tener un plan de comunicación interna y ejecutarlo nos servirá para alcanzar objetivos que de otra forma sería imposible. Es un salto evolutivo empresarial: poner el foco en el empleado, sea quien sea.

Ventajas de la comunicación interna

Y es que la comunicación interna se debe aplicar en todos los departamentos de una compañía. Además, ha de ser tenida en cuenta para toda comunicación que se haga con un empleado. Solo así se conseguirá satisfacer las necesidades de comunicación en una empresa.

Lo primero que conseguirás con un plan de comunicación interna para tu empresa es dar un mensaje claro a los empleados de la compañía: ellos son parte estratégica del negocio.

Gracias a un buen plan de comunicación interna y la ejecución que hagamos, podemos llegar a potenciar:

  • La identidad corporativa de una compañía.
  • Employer branding.
  • Hace que los empleados se sientan implicados y motivados con los objetivos de la compañía.
  • Mantener informado a tu público interno.
  • Que mejores la productividad al comunicar de forma más eficiente.
  • Crear un canal de comunicación bidireccional que potencia el clima de confianza que debe existir en la empresa a diferentes niveles jerárquicos.
  • Mantener informados a todos de los objetivos de la empresa y qué aportan ellos para conseguirlos.
  • A través de los diferentes canales de comunicación interna con los que cuente la compañía, informamos de los éxitos de la empresa.
  • En caso de que se realicen cambios en la organización, estos pueden generar menos impacto negativo con una buena comunicación.

Todo esto ha obligado que ahora sea indispensable para las empresas tener un plan de comunicación interna. Y es que muchas de estas ventajas no se pueden conseguir de otra manera salvo potenciando esta pata de la comunicación corporativa. O al menos, no se pueden conseguir con la misma eficacia.

cómo crearCómo hacer un plan de comunicación interna

El plan de comunicación interna para una empresa es el documento a través del cuál se determinan los objetivos a corto, medio y largo plazo del departamento. En él se recogen elementos como el público objetivo, las estrategias que se llevarán a cabo, la planificación de las acciones, los KPIs con los que mediremos resultados, etc.

A continuación te detallaré los pasos que debes seguir para poder realizar un plan completo. Por supuesto, todos estos pasos dependerán del tipo de negocio que tengas y los objetivos que te hayas marcado. Sin embargo espero que sirva para que tengas una visión general de lo indispensable para hacer un plan de comunicación interna.

Análisis

Lo primero de todo es realizar un análisis. Sin tener un conocimiento lo más completo posible de todo lo que rodea a tu negocio, no podremos determinar unos objetivos y una hoja de ruta que seguir para conseguir el éxito.

A pesar de que estemos hablando de comunicación interna, tener en cuenta factores externos es determinante para la consecución de un plan completo. Es por eso que en esta fase de análisis prestaremos atención a todos los detalles internos y externos del negocio.

Uno de los métodos más sencillos para poder desempeñar este análisis es realizar un análisis DAFO: un mapa a través del cuál somos capaces de establecer las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de nuestro negocio. Sin duda cada maestro tiene su librillo, pero esta es una de las formas más eficaces de hacer un análisis.

Aplicándolo a la comunicación interna, en las debilidades nos centraremos en aspectos negativos, como las carencias que tengamos y aquellos aspectos percibidos negativamente por el empleado. Por ejemplo, debemos ver si estamos aprovechando todo aquello que está en nuestra mano para conseguir nuestros objetivos o si hay algo que nuestra competencia haga mejor. Este punto es vital, pues nos permite identificar qué hacemos mal para poder corregirlo y mejorar.

 

Análisis DAFO

En las amenazas hemos de estar atentos a diversos factores, tanto externos como internos, que puedan suponer un problema en el futuro. Al identificarlos, seremos capaces de crear una estrategia con la que estaremos preparados para enfrentarnos a esas amenazas. Un ejemplo puede ser los cambios generacionales que se van produciendo, que determina la forma de comunicarse y tratar con los empleados.

Las fortalezas pueden parecer fácilmente identificables, pero a veces uno no es consciente ni de sus mismas virtudes. Por eso nos debemos de valer de herramientas como las encuestas de clima, para saber aquello que nuestros empleados perciben positivamente de nosotros. Echar una mirada a otras empresas también será beneficioso, pues veremos aquello que nos hace destacar frente a nuestra competencia y nos hace únicos.

Cuando hablemos de oportunidades, debemos pensar en aquellos elementos que todavía podemos explotar para enriquecer nuestro futuro plan de comunicación interna y colocarnos a la vanguardia. Siempre hay aspectos infrautilizados en las empresas que pueden tener mayor trascendencia estratégica.

Objetivos

Una vez hemos realizado un análisis completo de nuestro negocio, a nivel externo e interno, pasamos a escoger los objetivos de la comunicación interna: los resultados en los que nos fijaremos para determinar el éxito de nuestro plan de comunicación interna.

Como ya he dicho, todo vendrá determinado por el análisis previo. Y es que no podemos elegir un objetivo sin saber qué queremos conseguir y a qué nos enfrentamos. A la hora de diseñar el plan debemos pensar en uno o dos objetivos principales y varios secundarios que complementen a los anteriores.

Por supuesto todo dependerá de lo ambicioso que sea tu plan, pero hay que destacar que diversificar recursos puede hacer que tu estrategia se debilite. Muchas veces, cuando tratamos de realizar muchas acciones, perdemos tiempo y dinero. Incluso hacemos que esas acciones sean más pobres, al no haber optimizado nuestros recursos en algunas acciones concretas.

 

Objetivos de la comunicación interna

Algunos de los objetivos más comunes que nos podemos encontrar en un plan de comunicación interna son:

  • Potenciar el sentimiento de pertenencia por parte del empleado hacia la empresa o marca. Este objetivo será indispensable para la retención del talento dentro de nuestra compañía, además de para potenciar los valores de la cultura corporativa.
  • Conseguir que los trabajadores estén informados de todo aquello que sea indispensable para ellos o novedades relacionadas con la empresa y el sector. Con esto conseguimos evitar rumores que puedan hacer daño a la imagen del negocio por parte de los propios empleados, e incluso en el exterior.
  • Compartir los éxitos logrados por parte de la compañía, y hacerlos sentir parte de los mismos, para mejorar su implicación y satisfacción. Esto también puede servir para atraer talento a tu negocio, además de para cohesionar a los empleados.
  • Innovar en las estrategias y herramientas empleadas para conseguir mejores resultados y una comunicación adaptada a las necesidades.
  • Conseguir inputs es indispensable para conocer bien tu compañía y a sus trabajadores, algo que gracias a la comunicación interna se puede hacer.

Todos estos objetivos han de ser objetivos SMART. ¿Qué quiere decir esto? Traduciendo el acrónimo inglés, significa que han de ser objetivos específicos (Specific), medibles (Measurable), alcanzables (Attainable), relevantes (Relevant) y a tiempo (Timely).

Público objetivo

Una vez hemos hecho nuestro análisis y hemos determinado los objetivos que queremos conseguir, tenemos que saber a quién se lo vamos a trasladar. El público objetivo dependerá mucho del negocio que tengas, pero debes estar pendiente de todos los stakeholders internos, y que quizás no tenías en cuenta hasta ahora.

Lo primero que tenemos que ver es qué tipo de empleados tenemos, pues eso es importante tenerlo en cuenta a la hora de determinar nuestro plan de comunicación interna. Debemos tener en cuenta aspectos como su espacio de trabajo, pues no es lo mismo el empleado que está en una oficina como el que trabaja en una fábrica. También hay que ver con qué canales de comunicación internos podemos comunicarnos con ellos, pues quizás los operarios de una fábrica o un transportista no disponga de un ordenador de empresa, o incluso de una sala común en la que colgar cartelería para informar sobre algo.

Cada negocio tiene una idiosincrasia propia, por lo que hay que tener en cuenta los distintos perfiles de empleados que tenemos. Una herramienta muy útil para la segmentación es la creación de una buyer persona por cada tipo de empleado que tengamos. Esto nos ayudará a crear comunicaciones adaptadas a lo largo de todo nuestro plan de comunicación interna.

Pero no solo debemos fijarnos en los empleados. En una empresa puede haber otros públicos objetivos, y que de la misma manera sean internos. Junto a los empleados coexisten accionistas e inversores, los distribuidores de nuestros productos o servicios, mandos directivos, etc.

¿Qué debes hacer entonces? Segmentar todos esos perfiles que pueden influir en tu plan de comunicación interna. Así podrás crear una estrategia que los tenga en cuenta, y sabrás a través de qué canales podrías comunicarte con ellos.

Planifica tu estrategia

En este punto elegiremos las distintas acciones que realizaremos en nuestro plan, además de planificarlas en nuestro calendario. Para esto es importante conocer los grandes hitos temporales que acaecerán a lo largo del periodo en el que desarrollamos el plan de comunicación interna.

Pero lo primero es decidir qué tipo de acciones haremos para conseguir los objetivos que nos hemos fijado. Para esto es importante saber a qué público nos vamos a dirigir y a través de qué canales en función de cada acción.

En comunicación interna se pueden hacer multitud de acciones, como por ejemplo:

  • Crear página de contenidos o intranet.
  • Gamificación (Fomentar la actividad física a través de juegos entre todos los empleados, app con juegos sobre valores corporativos, etc.).
  • Usar redes sociales internas (como Facebook at Work).
  • Newsletter para empleados.
  • Cartelería con mensajes de la cultura corporativa de la empresa.
  • Regalar producto a los empleados o rebajas en el servicio que se ofrezca.
  • Crear una plataforma para que los empleados propongan ideas que mejoren la empresa.
  • Que los empleados destaquen a los mejores compañeros y que mejor representan lo valores de la empresa a través de algún juego, u otorgando estrellas.
  • Una revista interna con toda la actualidad del sector y en la que puedan participar.
  • Fomentar la vida saludable entre empleados (Por ejemplo, dar tiempo para ir al gimnasio u ofrecer productos alimentarios saludables).
  • Algún tipo de aplicación en la que los empleados puedan recibir feedback constante de los mandos directivos, y su vez que les puedan valorar.
  • Ofrecer cursos y talleres para los empleados y que así puedan continuar formándose.
  • Convenciones para empleados con la alta dirección.
  • Campañas de mailing.
  • Etc.

 

ESTRATEGIA COMUNICACIÓN INTERNA

Esto son solo algunos ejemplos que puedes aplicar, ¡PERO OJO! Todas las acciones han de ser realizables, porque si no puede generar frustración en los empleados. ¿Por qué digo esto? Si por ejemplo pedimos a los empleados que nos den sugerencias para implementar en la empresa, no podemos después no implementar ninguna de las ideas que hayan dado. ¿Para qué queremos su participación entonces?

Todas estas acciones irán acompañadas de un presupuesto que tenemos que tener en cuenta a la hora de realizar nuestro plan de comunicación interna. Algunas pueden ser muy caros pero indispensables, al igual que las habrá baratas y nada efectivas.

Hay que tener muy claro qué objetivos queremos lograr y equilibrar el qué haremos para tener el presupuesto correcto. Llevar a todos los empleados de vacaciones a Miami seguro que genera engagement, pero quizás no tanto como te imaginas y encima resulta muy caro.

Una vez tenemos todas las acciones, debemos ver que encajen en el calendario de la empresa. Ese calendario dependerá del plaza que queramos plantear (lo más normal es un año, pero puede que haya objetivos a largo plazo que requieran dos años).

En función de eso veremos los hitos de la empresa y calendarizaremos las acciones en nuestro plan de comunicación interna. De tal forma que tendremos todo planificado y sabremos cuándo debemos ejecutar cada acción. Con esto también podemos ir diversificando los objetivos que iremos atacando en función de cada acción. Pero lo más importante es tener tiempo para planificar cada una de ellas y tenerlas listas para usarlas.

Ejecuta tu plan

En esta parte de tu plan de comunicación interna ejecutarás cada una de las acciones que has ido planificando para lo largo de un periodo de tiempo concreto.

Para esto es fundamental la organización del flujo de trabajo. Debes de ser capaz de organizarte para llegar a cada una de las acciones y estar preparado antes improvistas que puedan ir sucediendo.

Cuando pensamos en una estrategia tratamos de tener en cuenta todos los elementos que pueden dañar a las acciones que vamos a realizar. Sin embargo, en ocasiones debes de ser capaz de adaptarte ante imprevistos que van surgiendo.

Un plan de comunicación interna no debe ser más que una guía. Por lo que si en algún momento te ves obligado a cambiar algo, trata de hacerlo de la mejor manera posible, que no afecte a los objetivos que te has marcado.

Monitorización y análisis

Una vez hayas llevado a cabo tu estrategia, te queda la última parte del plan: monitorizar las acciones y analizar los datos obtenidos de ellas para ver si has logrado cumplir los objetivos, y las áreas que tienes que mejorar.

Esta es una parte fundamental dentro de tu plan de comunicación interna, porque es en la que determinarás el éxito de la estrategia que has llevado a cabo. En función de los objetivos que te has marcado, debes medir los KPIs (medidores de desempeño) para saber si has mejorado, si te has mantenido en la posición que estabas antes o si incluso son peores resultados.

¿Qué puedes medir en tu comunicación interna?:

  • Puedes ver si los canales que has utilizado para comunicarte son los correctos o cuál de ellos despuntan más sobre los otros.
  • Una encuesta de clima laboral o satisfacción de los empleados.
  • Medir la interacción de los empleados con las actividades o acciones que requerían de su participación.
  • Revisar las distintas estadísticas de mailings (comunicados y newsletters), intranet, etc. (tasa de apertura, tasa de rebote, número de usuarios, etc.).

Con todos los insights que podamos recoger, determinaremos si hemos hecho una estrategia exitosa y qué pasos debemos dar ahora para continuar creciendo en este área. Si por el contrario tenemos malos resultados, podremos determinar en qué hemos fallado y cambiar la forma de comunicarnos con nuestros trabajadores y la estrategia que hemos seguido.

Espero que este post te haya servido de ayuda. Si tienes alguna duda sobre el contenido, no dudes en escribirme en comentarios, en mi página de contacto o a través de mis redes sociales. Además, si te ha gustado lo que has leído, no dudes en compartir el contenido, ¡que siempre se agradece!

2 Comentarios
  • Bianca - Encuesta de clima laboral
    Publicado a las 20:19h, 30 julio Responder

    Mil gracias por esta valiosísima información, me agradó el análisis,
    est√° claro que existe un fundamento para llegar a estas conclusiones, me han hecho pensar un poco m√°s sobre esto y pienso que a√ļn hay algunas cosas que hacer al
    respecto en mi empresa. Considero que la evaluación del clima
    laboral es muy √ļtil para las empresas y organizaciones para
    generar planes de mejora en sus procesos internos.
    Mil gracias de nuevo. Saludos.

    • Borja Ruiz
      Publicado a las 10:13h, 04 agosto Responder

      ¡Muchas gracias, Bianca! Una encuesta de clima laboral es fundamental en ese proceso de comunicación interna con los empleados. Pero hay que tener claro que hay que actuar sobre aquellos problemas que se detecten. Muchas veces las empresas hacen estas acciones por imitar a otras que lo hacen. Si se entiende el objetivo que se persigue, es una herramienta de comunicación interna tremenda!

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